Задача клиента К нам обратился клиент, компания электронной коммерции, работающая как Sp. z o.o. (польское общество с ограниченной ответственностью), которая столкнулась с операционными неэффективностями, ограничивающими потенциал роста. С ежемесячными продажами от 1 500 до 2 500 транзакций по Польше, ЕС и экспортным рынкам, они сталкивались с несколькими критическими проблемами: - Ручная обработка документов: Их бухгалтерская компания взимала плату за каждый обработанный документ, что приводило к высоким затратам, напрямую связанным с объемом продаж - Управление запасами на базе Excel: Складские остатки рассчитывались вручную в конце месяца - Трудоемкие административные задачи: Сотрудники тратили чрезмерное время на ввод данных вместо развития бизнеса Наше решение Мы реализовали комплексную стратегию цифровой трансформации: 1. Профессиональное программное обеспечение для управления запасами и продажами: Мы помогли клиенту выбрать и внедрить подходящее программное обеспечение, адаптированное к потребностям их бизнеса 2. Индивидуальная интеграция: Работая с программистом, мы настроили систему, которая позволяет передавать файлы напрямую вместо отдельных фактур, собирая все необходимые данные, включая: - Информацию о контрагентах - Детали фактур - Движения запасов (поступления и списания на складе) 3. Автоматизация с Baselinker: Мы оптимизировали процесс продаж через интеграцию с Baselinker 4. Тестирование и оптимизация: Мы тщательно протестировали все системы и создали фундамент для роста компании и объема продаж. Результаты Трансформация принесла немедленные и значительные улучшения: - Оптимизированный рабочий процесс: Теперь мы импортируем данные напрямую в нашу систему и проверяем фактуры, а не вносим их вручную - Экономическая эффективность: Устранен подсчет количества документов в пользу контроля на основе времени, сосредоточенного на проверке и обработке нетипичных случаев - Значительное снижение затрат: Клиент теперь платит всего 3-5 злотых за документ за полное бухгалтерское обслуживание - Масштабируемость: Бизнес теперь может увеличивать объем продаж без значительного увеличения затрат на обслуживание заказов. - Стратегический фокус: Сотрудники могут сосредоточиться на росте бизнеса, а не на административных задачах Этот кейс демонстрирует, как стратегическое внедрение технологий и оптимизация процессов могут трансформировать операционную эффективность и создать платформу для устойчивого роста.

Клиент обратился к нам в половине 2024 года. До обращения к нам бухгалтерию ему вела другая компания. У него JDG на системе ryczałt. Выявление проблемы В конце 2024 года наши специалисты провели детальный анализ деятельности клиента и обнаружили, что выбранная им форма налогообложения Ryczałt не является оптимальной для его бизнеса в 2025 году. Процесс решения Организовали встречу с клиентом и обсуждили текущеую ситуацию Узнали планы клиента на 2025 год Проанализировали всю информацию Составили детальный расчет с сопоставлением финансовых результатов при разных системах налогообложения Результаты Получив результаты анализа, клиент увидел что может сэкономить более 25 000 злотых при смене системы налогообложения. Так он и поступил. Выводы Данный случай демонстрирует важность профессионального подхода к выбору системы налогообложения для предпринимателей в Польше. Своевременный анализ и корректировка формы налогообложения могут привести к значительной экономии средств и улучшению финансового положения бизнеса.

Исходная ситуация К нам обратился клиент, владеющий компанией с организационно-правовой формой Sp. z o.o. (общество с ограниченной ответственностью). Клиент планировал начать сотрудничество с нашей бухгалтерской фирмой с нового года, в то время как предыдущий год должна была закрывать прежняя бухгалтерия. Выявление проблем При проведении первичного анализа документации за текущий год наши специалисты обнаружили ряд серьезных несоответствий и ошибок: 1. Отсутствие контрагентов в учетной системе — в банковских выписках обнаружены регулярные платежи контрагентам, которые вообще не были внесены в учетную систему компании. 2. Неучтенные инвойсы — значительное количество счетов-фактур от поставщиков не было отражено в бухгалтерском учете. 3. Отсутствие складского учета — информация о складских остатках полностью отсутствовала, что делало невозможным корректное формирование себестоимости и определение реального финансового положения компании. 4. Игнорирование полученных предоплат — авансы (zaliczki), полученные от клиентов, не были надлежащим образом отражены в налоговых декларациях. 5. Неотраженная выручка — обнаружены поступления денежных средств на банковский счет, которые не были подкреплены соответствующими выставленными счетами-фактурами. 6. Отсутствие валютного учета — клиент осуществлял операции в иностранной валюте, однако валютный склад (magazyn walutowy) не велся. Это привело к некорректному учету курсовых разниц и ошибкам в налоговых расчетах. Риски для клиента Выявленные нарушения создавали для клиента значительные риски: - Возможные налоговые санкции со стороны Urzędu Skarbowego - Искажение финансовой отчетности - Недостоверный расчет налоговых обязательств - Потенциальные проблемы при проверках со стороны контролирующих органов Принятое решение После детального обсуждения ситуации с клиентом было принято решение о полном восстановлении бухгалтерского и налогового учета за 2024 год, несмотря на то, что изначально планировалось начинать сотрудничество только с нового года. Реализация проекта Наша команда разработала пошаговый план восстановления учета: 1. Сбор и систематизация первичной документации — запрос всех банковских выписок, договоров, инвойсов и других финансовых документов. 2. Восстановление базы контрагентов — внесение в учетную систему всех поставщиков и покупателей, с которыми компания вела деятельность. 3. Реконструкция движения товаров — восстановление складского учета на основе документов поставки и реализации. 4. Организация валютного учета — создание и наполнение magazyn walutowy, расчет курсовых разниц и правильное отражение валютных операций. 5. Корректировка налоговых деклараций — перерасчет и подача корректирующих деклараций за соответствующие отчетные периоды. 6. Приведение в соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности — устранение расхождений между данными учета и фактическим движением средств. Результаты Благодаря своевременно принятым мерам по восстановлению учета мы совместно смогли: 1. Легализовать хозяйственные операции — все транзакции получили корректное отражение в бухгалтерском и налоговом учете. 2. Минимизировать налоговые риски — предотвращены потенциальные штрафы и санкции со стороны налоговых органов. 3. Обеспечить достоверность финансовой отчетности — созданы правильные основания для принятия бизнес-решений. 4. Наладить корректный учет НДС — устранены несоответствия в декларациях по НДС (VAT). 5. Организовать правильный валютный учет — созданы инструменты для отслеживания валютных операций и расчета курсовых разниц. 6. Создать основу для правильного ведения учета — разработаны процедуры и регламенты для недопущения подобных ситуаций в будущем. 7. Выявить масштаб налоговых недоимок — в результате проведенного восстановления учета была обнаружена недоплата по налогам за 2024 год в размере 43 000 PLN, которую клиент улировал вместе с пеней. Выводы Данный случай наглядно демонстрирует важность качественного ведения бухгалтерского учета с самого начала деятельности компании. Своевременное выявление и устранение ошибок позволило предотвратить серьезные налоговые последствия для клиента и создать надежную базу для дальнейшего развития бизнеса. Профессиональный подход к восстановлению учета не только решил накопившиеся проблемы, но и значительно повысил финансовую дисциплину в компании клиента, а также помог избежать потенциальных штрафов и пеней, которые значительно превысили бы сумму выявленной недоимки в 43 000 PLN.

Ситуация Клиент обратился в пятницу после обеда с просьбой о помощи в незамедлительном увольнении сотрудника, проявившего признаки неадекватного поведения. Сотрудник приступил к работе в понедельник, а уже к пятнице возникла необходимость его отстранить от работы и доступа к информации компании. Проблема Между сторонами возник конфликт относительно срока расторжения договора и соответственно компенсации при увольнении: Сотрудник был уверен, что подписал договор на полный испытательный срок в 3 месяца Он настаивал на выплате компенсации за 2 недели простоя Клиент утверждал, что договор был заключен менее чем на 3 месяца Решение Мы оперативно приступили к разрешению ситуации: Провели анализ договора и условий испытательного срока Подготовили необходимую документацию для оформления увольнения Составили подробные разъяснения для сотрудника о правомерности срока расторжения и выплаты компенсации только за 1 неделю Организовали процесс подписания документов обеими сторонами Результат Несмотря на первоначальное сопротивление и возмущение со стороны увольняемого сотрудника, мы смогли: Документально обосновать позицию клиента Убедить сотрудника в законности предлагаемых условий Получить подписанные документы о согласии на увольнение Сократить размер компенсационной выплаты до 1 недели вместо запрашиваемых 2 недель Ценность для клиента Оперативное решение потенциально опасной для бизнеса ситуации Минимизация финансовых затрат на компенсацию Защита конфиденциальной информации компании Юридически корректное оформление увольнения, снижающее риск последующих судебных разбирательств